Một trong những phần mềm làm việc và học tập được ưu chuộng nhất hiện nay là Access hay chính là Microsoft Access. Chúng hội tụ đủ các chức năng xử lý và lưu trữ thông tin, quán lý tác vụ chuyên ngành hiệu quả với độ tin cậy cao đi kèm trong bộ Microsoft Office.
Đối với người mới dùng máy tính hoặc chưa dùng qua sẽ không biết Access là gì? Hay công dụng của Access ra sao?. Vậy hãy cùng Wiki.Com.Vn tìm hiểu về phần mềm này thông qua nội dung trong bài viết ngày hôm nay nhé!
Access là gì?
Access là tên gọi tắt của phần mềm Microsoft Access trên máy tính, chúng là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu để người dùng sáng tạo những cách thức quản lý của riêng mình một cách hiệu quả. Access được hãng Microsoft nắm bản quyền và cài đặt sẵn trên máy tính của người dùng sử dụng hệ điều hành này. Một số phầm mềm đi kèm khác như Word, Excel cũng được trang bị kèm theo.
Công dụng chính của Access
Access được dùng với mục đích sáng tạo bảng quản lý, lưu trữ và khai thác giữ liệu từ nhiều nơi về một điểm duy nhất. Chúng hỗ trợ người dùng tự tạo cho bản thân một bảng quản lý với bốc cục đẹp mắt bằng nhiều form chữ khác nhau. Hầu hết Access dùng cho việc thiết kế bảng chi tiêu, kể hoạch tron tương lai hoặc thống kê giao dịch. Có thể dùng để làm bảng quản lý nhân sự, dùng tiền thu nhập trong nhiều môi trường kinh doanh khác nhau.
Những thành phần thú vị trong Access
Một trong những yếu tố giúp Access được người dùng ưu chuộng nằm ở việc chứa nhiều chức năng đa dạng. Chúng hoạt động nhanh chóng và có mối liên kết chặt chẽ với nhau nhằm đồng nhất ý tưởng của người dùng. Biến chúng hoàn hảo hơn từ tính thẩm mỹ đến logic. Bật phần mềm này trên máy tính các bạn sẽ thấy trong đó gồm những chức năng nổi bật sau:
- Table (Bảng): Dùng để lưu trữ một dữ liệu nào đó khi người dùng nhập vào bảng tạo sẵn.
- Queries (Mẫu hỏi): Cho phép tìm kiếm, sắp xếp và xuất dữ liệu từ bảng đã tạo trước đó.
- Form (Biểu mẫu): Giúp nhập và hiện thị thông tin nhanh chóng hay điều khiến ứng dụng khác.
- Reporrt (Báo cáo): Chức năng này ùng để thiết kế định dạng, tính toán và tổng hợp dữ liệu.
Cách sử dụng các chức năng của Access
Ngoài những thành phần thú vị trên ra, Access còn sở hữu những tính năng quá đỗi tuyệt vời mà người dùng không thể chê vào đâu được. Bạn đã hoàn toàn biết cách sử dụng chúng chưa? Nếu chưa hãy xem qua hướng dẫn cơ bản dưới đây để vận dụng chúng tốt hơn.
Dựng dữ liệu cho bảng
Bước 1: Nhấn chuột phải vào File chọn New, chúng sẽ hiện ra các trang dữ liệu chứa nhiều dạng trình bày khác nhau để lựa chọn. Đó là các mẫu có sẵ để các bạn không phải mất thời gian tạo dựng cơ sở dữ liệu mới nếu không cần thiết. Mẫu sẵn đã được thiết kế logic và có tính thẩm mỹ cao.
Bước 2: Đặt tên cho bảng dữ liệu đó bằng cách gõ tên vào hộp File name và phải liên quan đến nội dung sẽ điền vào. Khi tìm kiếm sẽ không mất nhiều thời gian, biết được chúng đề cập đến công việc gì. Đây là các thức quản lý dữ liệu cơ bản nhất mà các bạn cần phải học tập khi mô hình làm việc chứa nhiều thứ khác nhau. Tiếp tục chọn Create để tạo dựng dữ liệu cho bảng mới này.
Nhập dữ liệu vào bảng
Bước 1: Nắm rõ cấu trúc của dữ liệu và xắp xếp thật hợp lý. Một số dữ liệu bảng cần làm quen trước khi thực hiện bước này như form bảng, biểu mẫu, báo cáo và truy vấn là các chức năng đi kèm xuyên suốt quá trình sử dụng.
Bước 2: Bảng mới tạo sẽ có dữ liệu trống để các bạn nhập thủ công hoặc dán nội dung sẵn vào. Mỗi một cột tượng trưng cho các thành phần trong công việc như họ tên, số thứ tự, các mối liên kết và hồ sơ của một công việc nào đó. Có thể là mệnh giá tiền tệ thu chi hoặc chi tiêu trong tháng chẳng hạn.
Bước 3: Khi muốn chuyển một dữ liệu đã được tạo sẵn trong tập tin trước đó mà không phải nhập lại vào Access. Bạn có thể thiết lập mối liên kết giữa Access với chúng để dữ liệu tự nhập vào bảng. Bằng cách Extral dữ liệu ngoài di chuyển đến vị trí có dữ liệu. Xác định vị trí lưu rồi nhấn Yes là xong.
Tạo mối liên kết giữa các bảng
Bước 1: Mỗi một đề mục sẽ nằm ở cột riêng nên các bạn cần nắm rõ và hiểu được chúng. Các cột đều được đặt ở trạng thái mặc định để chứa từ khóa chính, cũng có thể thêm từ khóa phụ ở cột bên cạnh. Đây là các chúng liên kết với một bảng dữ liệu khác.
Bước 2:Nhấp chuột phải vào Database Tools chọn Relationships trong mục liên hệ để chúng tạo mối liên kết. Bước này cần lưu ý trải nghiệm nhiều lần để không quên mất trong trường hợp thực hiện lại.
Bước 3: kéo tệp muốn để làm khóa ngoài thả vào trong bảng. Nhấn đúp chuột phải vào Create trên thanh công cụ để mối liên kết hiện lên màn hình. Cuối cùng chọn Enforce Referential Integrity để hoàn thiện. Đó là các bước để tạo mối liên kết giữa các bảng.
Access có thân thiện với người dùng không?
Phần mềm Access với các dùng không quá khó đối với người mới sử dụng. Chúng còn dựa trên yếu tố đam mê và dùng tạm thời nên mới sinh ra các kĩ năng nâng cao, cơ bản. Nếu dùng có thời hạn thì các chức năng trên cũng đủ để thỏa mãn nhu cầu của bản, không cần khai thác quá sâu về chúng. Còn ngược lại nếu chúng gắn liền mật thiết với mọi hoạt động của bạn, cần bổ sung thêm nhiều kiến thức và kĩ năng cao cấp hơn. Giúp tiết kiệm thời gian và sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Cần trang bị kiến thức gì khi dùng Access?
Trước khi tiếp nhận một điều gì mới mẻ công đoạn trang bị trước kiến thức nắm vai trò quan trọng, trong Access cũng vậy. Mặt khác đây còn là phần mềm hiện đại với nhiều chức năng cao cấp phức tạp nên sẽ hơi khó khăn khi muốn sử dụng sau hơn. Nhất là khi các câu lệnh đều dùng một ngôn ngữ duy nhất là tiếng Anh nên nguồn vốn ngoại ngữ cần được xem trọng.
Sau khi nắm vững được các chức năng cơ bản cần thực hành nhiều lần thật nhuần nhuyễn để không còn bỡ ngỡ. Những thao tác cơ bản nhất và ít dùng đến sẽ là những phần dễ quên nhất, mà người dùng thường lúng túng khi gặp lại chúng. Hãy lập trình thời gian để chúng ta “sờ mó” lại chúng ít nhất một lần trong ngày để khỏi quên. Thêm nữa, Access thiên hướng về phát triển tư duy nên người dùng cần vận động trí óc, suy nghĩ liên tục về cách thức vận hành tốt nhất cho bảng qaunr lý của mình.
Tại sao nên sử dùng Access với Excel?
Nhiều người khi dùng Excel trước Access sẽ cảm thấy hai phần mềm này có nhiều cái na ná giống nhau. Nên sẽ băn khoăn không biết chọn dùng cái nào cho hiệu quả. Cách tốt nhất là dùng cả hai cùng lúc. Những ưu điểm của phần mềm này sẽ bù trừ cho phần mềm kia, tùy thuộc vào phương thức và loại dữ liệu bạn cần quản lý.
Nếu Excel dùng để lưu trữ dữ liệu và giải quyết các khó khăn đơn giản của người dùng thì Access lại cố mối liên kết chặt chẽ chúng hơn hẳn. Nếu cần sử dụng bản quản lý không quá cầu kì thì Access chính là điểm đến lý tưởng. Mặt khác, khi muốn chuyển đổi bảng đã tạo sẵn bên Excel trước đó sang Access chỉ việc sap chép toàn bộ dự liệu ấy dán sang.
Người cùng có thể liên kết hai phần mềm này với nhau sau khi đã kết nối giữ liệu. Khi bạn làm mới một thứ gì đó ở bản Access lập tưng bên Excel sẽ được cập nhật chính xác như vậy. Và trong trường hợp bạn muốn ngắt mối liên kết ấy chỉ việc ngắt dữ liệu của trang tính. Đó cũng chính là một phần quan trọng khiến nhiều người dùng chúng cùng lúc.
Qua bài viết giải đáp cho câu hỏi Access là gì? Mong rằng bạn đọc sẽ có thêm nhiều kiến thức bổ ích mới phục vụ cho công việc của bản thân và sử dụng Access một cách thành thạo hơn. Cảm ơn vì đã theo dõi hết nội dung bài viết. Chúc các bạn thành công!
